由于因特网的存在使公司内信息交流速度和灵活性大为提高。但在企业组织内部数据的存取仍不够快。因此，许多组织开始努力提高数据和分析结果的传递速度，尤其是在需要进行决策的情况下。但在重要信息到达文本框、办公桌和人脑的速信息格式不够灵活是另一个普遍问题。信息缓慢、格式不灵活，这些不是小麻烦，而是大问题。尽管标准格式的报表仍有利用价值，但随着公司内信息数量的增长，在需求到来之前预测所有的信息期望和传递频率正变得越来越困难。咨询公司在对信息消费的研究中发现，超过一半的标准报表已经没有人使用了。不灵活的标准报表不仅意味着纸张的浪费，还意味着另一个更重要的资源滥用—管理层的注意力。

人类消化信息的能力是有限的，这种消化影响了信息管理的周期时间。由于这些障碍的存在，让所有的信息都能即时传递就变得非常不可能。然而，有些信息的确可以加速。因此，高管们应确定他们需要哪些信息得到更快速、更灵活的传递，并确定相应的时间框架。即使能够毫不费力并实时地获得信息，消化这些信息也将花费一定的时间和精力。

现在盛行以事实为依据做出决策，所需的基础数据非常广泛，而显示和分析这些数据的技术已得到了极大提高。在许多情况下，这些技术的最终结果是让高管能自己做查询和分析，而且只要等待一两秒就能得到结果。因此，对于信息传递，要用一个全新的角度去看待，用一个全新的流程去完成。经理人要求获得信息，这一事实本身就使信息的消费变得更加可能；信息是拉动而来，而不是推动而来。不过，信息提供的基础流程也必须得到改进。

人类和组织传递信息的能力也在进步，但速度较慢。用于支持决策的信息传递一直是一项“手艺活”，但需要走向工业化—拥有标准的流程和对周期时间和质量的衡量。走向工业化的第一步经常是组织迈出的。为提高企业在特定领域内的信息速度而努力。思科明确并重新设计了信息传递和分析的流程，该流程包括数据准备和报告。这极大地降低了决策所需的时间。 虽然“实时”传递所有信息的阶段尚未到来，但我们已经能够用这个速度提供某些信息。然而，以更高的频率传递信息将需要大量的资源。因此，确定具体哪些信息需要快速传递非常重要。

许多组织有一些取决于企业模式或行业的关键信息形式。其业务的运营性质决定了某个实体的相关信息要尽快传达。对零售商来说，这可能是仓库存货；对于在线公司，是点击率和转化次数；对面向设计的企业，是新产品开发途径。例如，在一个服装零售连锁组织，最关键的信息类型是店铺的库存水平。这个数字推动了各种对绩效和决策起决定性作用的其他因素，包括避免缺货，判断是否需要促销和重新定价，以及订货趋势。然而，由于库存的分散性和持续变化性，很难得到快速准确的信息。这家公司数年来致力于获得正确的信息以及方便地提供给经理人使用。

在主营在线业务的公司，比如我们采访的一个在线礼品公司，总的周期时间比许多其他企业要快得多，而客户的在线行为是最关键的信息类型。绝对造访人次、花在页面上的时间、点击率、转换次数和废弃订单都是关键的信息项。这些信息需要快速传递到相关决策人手中，因为它们能告诉管理者们在网页设计、促销、价格和技术功能的变化将带来什么影响。以前，客户行为的相关信息如果能每天传递就算高速了，但现在对这个信息的期望是每小时甚至更频繁地传递。

信息的重要性还依据组织是在经历危机还是在正常运营中而有所不同。总的来说，在危机状态下，信息的快速传递比在日常运营中被赋予更高的重要性。在危机中，最重要的信息类型包括现金流、风险、预算和情景模拟。在正常运营环境下，最重要的信息类型是质量、员工满意度和员工绩效/生产能力。

某种类型信息的适当周期将因为各种标准而不同。我们的受访对象清楚地表明，某些类型的信息的接收和要求都比其他类型快。在人们目前接收的信息方面，最快到达（既包括实时也包括每日频率）的是销售额、竞争对手动态和客户动态。最慢到达（每季度或每年接收一次）的是员工满意度、市场份额、客户满意度和情境规划或模拟。其中一些类型，如员工和客户满意度，到达速度慢很可能是因为数据来源于有固定间隔时间的调查，而且这些调查可能是由外部调查机构完成的。

有时可能并未感到提高信息速度的必要，原因之一是他们的参照组—同事和竞争者——获得信息的速度跟他们一样。我们采访的首席高管中，有几个评论说他们没有信息加速的强烈需求，因为“其他人也不比我们快。”他们还可能对一些信息项如何变化有直觉。比如，若某项指标每月变化，那么每周接收这项指标就没什么意义。一些信息（员工和客户满意度）是从调查中得来的，显然超出某个特定的频率去调查这些对象是不可行的。

某些组织在困难时期会提高特定类型的信息速度，此为意料之中。如果所需的信息并不存在，组织将不得不创造该信息。一个大型零售连锁组织的总裁说，“要获得我们所有零售店的实时库存信息是件要命的事情，但我们所有改进流程和决策的计划都依赖于这个信息。”

一些组织甚至自己发明了新指标来做一些特别重要的评估。例如，一家酒店连锁组织创造了一个分数指标来衡量特定产业获得的最佳收益。一个高度关注客户服务的博彩公司开发了一个衡量员工微笑频率的指标，因为微笑与客户满意度紧密相连。当然，如果一家公司开发自己的信息实体，就必须决定这个实体所需的报告和更新频率。

完成了流程改造，就让你的IT组织致力于让那些真正重要的信息得以更快速和更灵活传递的IT能力上。这个能力包括了人力和技术能力。在人力方面，经理人可以与能干的分析员一起，找出什么信息最需要快速传递，然后创建出能够真正为决策提供参考的警报、查询、报告格式以及分析。接下来，挖掘如何能让信息在需要的时候随时可得。分析员和关注用户的IT专业人员能帮助培训高管们使用必要的工具。IT管理者和专业人员将需要努力确保对关键决策信息的管理、整合和传播。

如果把这些步骤孤立开来，没有一个能解决信息及时性和灵活性的问题。但合起来，就能加快企业监控周期和决策周期，并产生一个及时响应、灵活的管理方式。正如受访的高管们所言，提高重要信息的传递速度是在需要之前完成，而不是之后。至身处危机之时，则为时已晚，因为缓慢、不灵活的信息无疑是问题的根源之一。