所谓“独视为共”，指的是“独用”(个人使用)被视为“共用”，即个人(担当者)使用的资料也要纳入管理。在推行7s管理的过程中，有些员工认为有些资料只有自己一个人使用，所以没必要整理。实际上请假、出差等特殊事件都可能发生工作移交的情况。因此，共用部分的资料应当整理到科室资料架，个人部分的资料既可以整理到科室资料架，也可以整理到个人资料架，但必须公开并按照要求进行标识。

公私区分是指对公司资料与私人资料进行严格区分。在公司规章允许的前提下，员工们可以复印一些资料，或者从外部取得一些资料进行参考。但是，必须注明是“私人参考资料”。否则，一旦别人代替工作时，由于不了解情况，很可能将复印的旧版本文件当作新版本使用。因此，公私区分是为了明确文件资料性质，防止问题的发生。

在柜架管理中要求所有的柜子、架子均加上标识，明确责任部门、责任人、柜架上资料的类别等信息。这样，现场人员不需要打开柜门，就能清楚地知道里面放置的是什么。如果资料摆放的效果不佳，很快就能找到责任人。此外，柜架管理还有利于节省出多余的文件柜和资料架或者是扩大存放空间，确保管理人员对柜架使用情况了如指掌。

为了使办公室内的资料更易管理和查找，应该实行资料归位。资料归位可以分为分类、标识和定位三个部分。首先，要根据文件资料的属性进行不同类别的划分；其次，在文件夹和放置位置上分别贴上相应的标签，避免不同文件夹的放置出现错位；最后，要采取一些合理的方法方便对文件夹的定位，保持文件夹的整齐。此外，还应加强对资料摆放的监督和管理，杜绝个别人员由于懒散而随便乱放文件。

为保持办公室桌面的整洁有序，可将桌面上的资料分为待处理、处理中和已处理三类。首先通过颜色区分出文件的类别，并在每件资料上加贴标识，使人一看就知道资料内容、责任人等信息，从而改变过去桌面杂乱的情况。如果办公室的桌面状态能够达到图中的水平，就能使办公人员的效率提高，不容易出错，并且还能带来视觉上的享受。如图1—6所示。

如果公司允许员工存放私人物品，那么抽屉中的公司物品与私人物品应该分开放置。通常可将私人用品放在办公桌最底层的抽屉中，其他抽屉只允许放置工作用品，并且应采用科学方法将物品固定，保证取物的方便与高效率。

为了防止物品在抽屉来回拉动的过程中发生移位，可以引人形迹管理图l一6桌面状态的区分图的方法，在抽屉中垫上一块带有各种工具形状的胶皮，将剪刀、修正液、计算器等常用的办公用品放到胶皮上的凹槽处，保证物品不移动。

每家企业可以根据各自不同的情况规定张贴管理的细节。如果财力允许，企业可以购买白板专门用于各类文件的张贴；如果企业认为没有必要花钱购买，也可以直接贴在墙上。但是，一定要明确允许张贴的区域，标明相关责任人。否则，墙上将会很快变得杂乱无章，不但影响视觉感受，而且容易造成重要文件的丢失，影响办事效率。

7s管理强调每一个细节，要求每件事情都按照规章做到位，乱贴乱放本身就是违反7s管理要求的。公告板应当分区管理，如分成“7s专栏”、“公告栏”、“学习园地”等，在每个分区的正上方写上标题，并且要有责任人。责任人有义务监督其他员工是否张贴整齐，有义务维持版面的干净整齐。

组织授权也好，领导授权也罢，关键是要做到“有效授权”。然而，这正是国内企业的最大困惑。

什么是有效授权？它有三个标志：一是权力授给下属之后，尊重下属行使权力，不干涉、不干扰、不干预。二是权力授给下属之后，不能“一授了之”，要在必要时扶上马送一程；三是权力授给下属之后，要进行必要的督导，但要慎用。总之一句话，有效授权就是真的把权力授给下属来行使，真的确保下属敢用权、用足权、用好权。

然而，在企业经营管理的现实中，有效授权确实是一件令人挠头的事情。上级或组织对下级的“德才能”不放心，下级对上级的授权真意有怀疑。存在着“麻杆儿打狼，两头害怕”的状况。上级唯恐下级滥用职权，经常把那些因滥用职权而造成重大损失的反面案例挂在嘴上。下级最怕用错了权力，总是小心翼翼，放不开手脚。很多企业对授权的问题没有建立相应的制度，更谈不上制度保障。即使“有制度”也只是干巴巴的几条筋，让人无从遵循。一旦执行起来，领导变成了“解释人”，咋说咋有理。权力的授予，是很难量化的。比如，在企业中一共有多少条权力？谁能说清楚？既然说不清，那授权授几条也就说不清。因此常常“口头约定”，于是“遇事授权”就成了正常授权。这也包括两个方面。授权者在授权过程中难以衡量授权的多少和大小，无法判定督导的强弱，无法界定督导和帮助的关系。接受全力的人，也不知道怎样做才是适度、适当、适合。哈哈，世界上最难的事情就是“适当、适度、适合”。上级把权力授给下级怕失去“尊严、利益、威信”，下级怕戴上“儿皇帝”的帽子。很多领导者经常说：“这事离开我就很难办！我不去不行！”因此事无巨细、凡是亲力亲为，一旦成为习惯，权力就很难授给他人了。同样，很多职业经理一旦习惯于听命于上级，一旦习惯于靠指令过日子，即使你给他再大的权力，他也不要。授权管理，是一门管理科学和艺术，然而，很多企业和领导者缺乏这方面的知识，更缺乏这方面的认识。在他们的眼里，好像授权就是“让别人说了算”那么简单。其实，有效授权是需要好好学习、认真思考、勇于实践的。