专业秘书、助理、前台工作技能提升训练

专业秘书、助理、前台工作技能提升训练

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前言：

随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。 经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作； 同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。

此次培训为了使专业秘书、助理、前台工作人员及行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，通过培训相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。

培训目标：

• 了解专业秘书、助理、前台的角色和任务；
• 帮助塑造应该具备的专业形象；了解职业场合和社交场合专业举止规范；
• 掌握标准的接待表述方式；提高电话接听技能；交流与沟通技巧的应用
• 掌握秘书、助理、前台必备的技巧与技能；了解优秀秘书、助理、前台的职责，培养良好素质；改善自己工作的态度与效率；
• 纠正Office商务接待常见的错误；懂得树立公司形象的重大意义。

培训对象：

希望学习专业秘书、助理、前台工作技巧及如何在客户面前展示公司形象的秘书、助理、前台工作人员

课程大纲：

第一部分秘书、助理、前台接待的定义

专题一角色和定位

• 专业的秘书、助理、前台的定义和来源
• 专业工作的角色
• 专业工作的性质
• 秘书、助理、前台的任务
• 专业工作的职业要求
• 专业工作的综合素质

专题二完美无缺的专业形象

• 发型规范
• 化妆规范
• 着装规范
• 配饰规范
• 姿态规范
• 动作表情规范

专题三专业秘书、助理、前台的基本工作状态：

• 一位专业的秘书、前台、助理应该 A professional receptionist should
• 准确地传递信息 Present neat & informative reception
• 装束整洁合适 Be pleasant and properly dressed
• 充分了解公司情况 Have good knowledge of the organization
• 拥有良好的电话接听技能 Have good telephone manner
• 乐于提供帮助 Always ready to help

第二部分秘书助理工作处、前台接待处的工作环境布置

• 整洁的 Neat
• 热情的 Welcoming
• 多信息的 Informative
• 有帮助的 Helpful
• 前台工作处管理
• 环境因素控制
• 设备管理
• 外表与礼仪
• 通讯事务
• 接待事务
• 差旅事务与其他
• 行动方案

第三部分外表与礼仪

• 衣着 Dressing code
• 肢体语言 Body Language
• 态度 Attitudes

第四部分电话技巧

• 时间限制 Time limit
• 欢迎词与身份确认 Greeting & Identity
• 肢体语言 Body language
• 聆听技巧 Listening skills
• 信息 Information
• 电话转接 Transfer
• 英语电话服务 Telephone service in English

第五部分接待访客

专题一基本社交能力训练

• 名片、握手、介绍 、交谈、宴请、礼品 、接待技巧 、引领技巧、电话技巧
• 商务写作技巧
• 文件管理技巧
• 访客名录 Visitors’ book
• 常规访客 Normal visitors
• 预约客户 Visitors for appointment
• 未预约或难缠客户 Unexpected visitors
• 外国客户 Foreign visitors

第六部分其他职责

• 接收信件 Receiving & sending mails
• 接收传真 Receiving & sending faxes
• 酒店预定 Hotel booking
• 旅行预定 Travel booking
• 鲜花预定 Flower booking
• 车马预定 Car booking
• 预定会议室 Meeting room booking
• 钱款支付 Payment making

第七部分专业文书工作百宝箱

• 行政文书范本
• 合同文书范本
• 商务函电范本
• 部分规章制度范本
• 部分表格范本

第八部分总结与建议

第九部分提问与解答

马老师

北京电影学院行为艺术专业，中国艺术研究院行为艺术会委员，三年法国季德纳国际服装有限公司行为规范培训导师，三年香港萨摩尼亚文化信息产业集团售后服务部主管，香格里拉集团特邀员工整体素质提升培训师，嘉里中心饭店员工整体素质提升培训师，IBM、NOKIA公司员工整体素质/形象提升特约讲师。

擅长课程：《优质客户服务技巧》、《全员职业化修炼》、《商务礼仪》、《优质客户服务技巧》、《中高层领导公务魅力提升》、《高效沟通技巧》、《高绩效团队建设》、《高绩效时间管理》、《行政文秘职业化训练》、《商务礼仪》、《情绪与压力管理》、《职业生涯管理》。

课程特点：亲和力强，并紧密结合企业员工的实际情况，使培训生动、实用、有效。方法灵活多样，具有很好的实效性，并结合大量案例，使每一位学员都能够真正掌握到新的知识，应用到实际工作中。

部分客户：北大方正软件技术研究院、三星高新电机、茂华控股集团、国信证券、银河证券、喜来健、百得利保时捷、北京燕宝汽车、大众汽车、国家电网、中国互联网、四川移动、北京移动、移动设计院、中国电信北京研究院、中国移动通讯集团内蒙古有限公司、中国银行、华夏银行、光大银行、中信银行、交通银行、蒙牛集团、大益茶文化交流中心、中国铝业、合荣集团、厦门松霖集团、中海油服油田化学事业部、中仪英斯泰克集团、中央电视台梅地亚中心、公安部、水晶石、百泰传媒、香港俊思集团、天津阿克苏诺贝尔、芬欧汇川、北京世纪维他、中联煤层气有限公司、连云港远洋运输有限公司。

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