行政办公室工作统筹管理暨六项核心技能提升

行政办公室工作统筹管理暨六项核心技能提升

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【项目背景】

随着企业管理水平的不断提升，对行政管理的专业素质要求也越来越高，他们在工作中常遇到以下问题，不清楚行政管理在企业中的价值，不知道如何将繁杂琐碎的行政管理整理的更有条理，或者不知道如何使用管理工具去管理行政和自己的团队。诸如此类的问题，都是每个行政管理人员都要面对的，如何形成正确的行政管理思维和方向、找到最适当方法和工具，迅速提升自身职业素养、有效控制行政成本，创造更大的行政管理的价值，更好的达成企业行政管理的目的。

【课程目的】

本课程专门为行政总监、行政经理、董事会或总经办秘书、行政部门工作人员、部门经理助理、其他行政人员设计提升专业能力，成为上司在工作中的得力助手而设计的，目的是要使学员能够帮助上司提升工作效率与品质，维护商业形象，取得事业更大成功，成为领导的“管家”， 做好办公室的上传下达、做好领导的左膀右臂和参谋助手。

【课程大纲】

一、如何让行政部工作出彩——稳定

1.每个接触点都是白金点

2.行政管理的服务理念----有礼热情，有理服务

3.工作分析的5个步骤

【案例分析】信件管理工作分析与最佳实践

【案例分析】卫生管理工作分析与最佳实践

【案例分析】食堂管理工作分析与最佳实践

【案例分析】司机接待工作分析与最佳实践

【案例分析】保安管理工作分析与最佳实践

【案例分析】督导督办工作分析与最佳实践

4.内部服务质量与服务利润链

5.行政团队建设的八个要素

6.行政团队建设的五个阶段

【案例讨论】：如何让行政部出彩

二、如何成为老板得力的管家人——高效

1.五个方面打造高效的行政团队

2.预算管理

3.行政采购体系搭建与战略采购

4.打造高效型的行政组织机构

【案例讨论】如何打造高效的行政团队?

三、成为老板的左右手和眼镜——辅助

1.差旅管理

2.会议管理

(1)会务分类一组织思路

(2)组织阶段:会前准备、会中协助、会后整理

(3)如何担任会议主持人

(4)如何当好会议秘书?如何组织开会

(5)如何避免陷于会议忙碌之中?

3.时间管理

(1)时间管理的四象限法则

(2)时间管理的三个重要步骤

(3)谋杀时间的四个凶手

4.接待管理

(1)商务礼仪的三个核心要素

(2)商务接待

(3)行政人员的着装、仪表、语言

(4)行政接待安排与点菜

(5)行政接待的无缝连接

【案例讨论】如何接待考察公司的客户?

5.物资管理

(1)物资采购

(2)库存管理

(3)资产盘点

6.员工关系管理

(1)负责员工入职、离职手续的办理，

(2)员工劳动合同的管理

(3)员工福利的发放等

(4)员工关系的维护

7.档案与资料管理

(1)各类档案和资料的管理，

(2)文件的归档、保存

(3)文件借阅等。

四、行政管理是一个专业的工作要有自己的方法、工具和技巧——律己

1.做好办公室工作的三要素-----脑勤、嘴勤、腿勤；

2.行政管理就是管人（包括管自己）、管事、管时间

五、卓越绩效模型——管人

1.意愿-----什么是职业化的心态？

【案例分享】野田圣子，追求卓越，成功自然相随

2.职责

(1)职业生涯中的劳伦斯定律

(2)工作中的角色与ARCPI模型

(3)行政管理人员如何跟其它部门人员打交道

(4)行政管理人员如何跟上级打交道----管理者与信息

(5)行政管理人员如何跟下属打交道----下属获得成就感的管理三要素

3.能力----提升能力的三种途径

【案例讨论】行政主管职业生涯成功之道

六、行政管理人员的能力素质——管事

1.能力素质模型基本概念与行政管理人员的能力素质模型的特点

(1)行政管理人员的能力发展路径与岗位图谱

(2)行政管理人员能力素质开发

(3)案例分享:行政主管能力的素质模型

(4)总裁秘书的能力素质模型

(5)档案管理人员的能力素质模型

2.行政管理人员沟通能力建设----行政人员必备技能

(1)沟通的模型

(2)语言与非语言沟通

(3)成功沟通的四个步骤

(4)沟通的三大法则

(5)如何布置任务、批评和表扬下属

【案例实战】如何批评司机王罡

3.公文写作

(1)公文写作技巧---公文写作的5个关键步骤

(2)金字塔写作原则---公文写作的最佳写作法则

【案例分析】高级秘书何芬的烦恼

【实操演练】年中总结

4.PPT写作法则与技巧

(1)PPT吸引人的关键法则---伟大的思想与广告式表达

(2)PPT的3R原则

【实战案例】8步铸就世界级ppt演讲

5.行政管理人员解决问题能力建设----行政管理人员理性思维突破

(1)界定问题一-成功的出发点

(2)分解问题一-理性思维突破

(3)优先排序--行动指南

(4)分析议题一-具体问题指引

(5)关键性分析---具体问题具体分析

(6)归纳建议---解决方案汇总

(7)交流沟通一贯穿始终

【案例实操】公司10周年庆典

6.行政管理人员绩效管理能力建设---行政管理人员的核心工作

(1)绩效管理成功的核心要素之一--先人后事

(2)绩效管理成功的核心要素之二--两个勤劳的人(主管与人力资源绩效管理员)

(3)绩效管理行政管理人员绩效管理指标库建设的两个工具---平衡积分卡与CQ QT模型

(4)绩效辅导与检查计划

(5)绩效考核

(6)绩效反馈面谈与改进计划

【案例实操】如何考核公司秘书

7.行政管理人员制度管理能力建设----行政管理人员必须掌握的核心技能

(1)制度的制定一-制度制定的7个要素

(2)制度的管理---火炭效应与破窗户理论

【案例实操】如何拟定管理制度

8.行政管理人员流程管理能力建设----行政管理人员必备技能

(1)流程的价值

(2)流程的规范与标准格式

(3)流程的三个关键成功要素

【案例实操】会议管理流程

9.行为规范建设

【案例分享】某电力公司行为规范手册

欧阳老师

【授课专家】

欧阳少波先生毕业于北京大学，拥有工商管理硕士学位，是一名实战派行政、人力资源咨询管理讲师，有十多年的咨询培训经验，一直专注于行政统筹管理、战略规划、组织设计、业务流程与制度、人力资源管理等领域。

曾任职于华为、EATON、艾默生电气、微软(中国)有限公司、IBM公司等500强企业，又为不同行业的国内外客户提供卓有成效的培训和咨询服务，所服务过的客户包括上市公司、国有独资企业、外商独资企业、民营企业及合资企业，行业涉及金融、能源、制造业、快速消费品、电信运营商等多个行业。

欧阳老师既有丰富的管理咨询和培训经验，又有丰富的管理实战经验。

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