国内大多数企业的职位说明书形同虚设，在这些企业中，大多数的管理人员不明白一份有效的职位说明书是自己管人、理事的基础，不懂得如何围绕对职位说明书的持续完善来推动知识管理、工作流程的优化、有效沟通、团队合作等工作，传统意义上的职位说明书称做“职位手册”，一份完善的职位手册应该由职位描述书、任职说明书、工作指导书三部分组成。

职位描述书是对具体某个职位工作的性质等基本情况进行描述的文件。通过该文件，能一目了解该岗位的基本性质、工作环境、在组织中的地位、工作中的沟通写作关系，以及职业发展通道。职位描述书可在招聘中帮助应聘者基本了解该岗位，还是企业做岗位价值评估的基础资料之一。

任职说明书是说明任职者应具备的个体条件的文件，列举对任职者包括身体、心理、技能及知识学历等方面的要求，任职说明书是企业人员招募甄选的依据，也是培训需求调研的依据，是企业实施绩效管理的基础。

对管理者来说，可在对所辖各职位的任职能力清晰认知的基础上，结合现任员工的能力表现，制定出相应的指导和培训计划。对员工来说，任职说明书为自己的学习和提升指明了努力的方向。

决策者是流程的控制者，执行者则用最短的路径实现业务目标，但前提是执行者必须按照每个业务环节的标准进行。基于以上对职位说明书功能的新认识，笔者曾多次有效的协助企业对职位说明书进行了优化，伴随这项工作的完成过程，协助各职位的员工对自己的角色扮演有了一个系统认识，并就按正确的程序一次把事情做对的理念灌输了下去，同时在相应制度文件中把“事情做对”一词中的“对”字进行了标准定义、把各制度中原来所用的表单进行了整合和优化，这项工作所带来的绩效改善均大大超过了经营者对这项工作的期望值。

在进行工作分析的过程中，建议企业抛开诸多人力资源专家所传授的冗繁的工作分析方法吧，也大可不必让所有员工参与到填写问卷、与专家进行面谈、人力资源专家做实地观察等一系列费时费力的活动中，在整个工作分析工作中，需要基层员工配合的就2件事：一是踏踏实实填写一周或一个月的工作量统计表，各部门在确定那些专业或技术人才是不可或缺的基础上，本着尽量让所有工作人员工作满负荷、杜绝“呆人”的产生的原则，结合本部门月度总工作量来确定人员的编制，再在人员编制的基础上，来确定该有哪些职位，最后与人力资源部商讨后为这些职位取个好听的名字，职位设计的工作就OK了；二是：按照工作指导书指定的格式，在直接主管的指导下，编写工作指导书的初稿。

在现代的市场环境下，企业获得竞争优势的传统方法已经失效，产品或服务的差异化、某些资源的独占都越来越难以实现，基于此，培育并完善企业的系统能力成为企业获得竞争优势的唯一途径，而企业组织能力的形成，来自于对组织中各职位胜任能力的构建和开发。

现在被企业界广泛应用的核心能力模型有①麦肯锡顾问公司研究中心设计的7--S模型：它以共享的价值观为前提和中心，企业只要具备战略管理能力、健全的组织结构来保证战略实施、战略思想相一致的制度体系、宽严并济的管理风格、充分的人力准备、培训员工掌握一定的技能，就可使企业持续保持竞争优势②全面质量框架：全面质量管理的倡导者认为，若想获得理想的经营成果，企业需要建立一种在研制质量、维持质量和提高质量的活动中构成为一体的有效体系，要建立这种体系并使其有效运行，必须拥有高领导力的管理团队、有效的战略规划、以市场和客户为导向、具有很强的质量数据分析能力、注重员工的培训和开发、能持续推动流程的优化。③在卡普兰和诺顿创建的平衡记分卡中倡导的观点是：假如组织能够公平的把注意力集中在客户、流程、员工和价值四个方面，那么就可以确保保持组织的绩效。在这种假设下，他们认为一个成功的企业必须关注以下四种核心能力的开发，即：战略客户和操作技能、革新和持续的流程改善、员工激励和授权、风险管理和创建价值。

素质词典是学术界心理学专家、或人力资源专家，通过在诸多优秀企业中对多项工作所涉及的素质进行研究，经过总结和提炼通用能力要项，构成了素质辞典的基本内容。在企业中得到广泛借鉴的素质辞典有两种，一是美国的麦克利兰于1989年创建的“21项通用素质辞典”，另一种是美国的学者乔恩.沃纳博士在平衡计分卡基础上研创的“36项通用素质辞典”。

企业的经营绩效，来自于每个岗位的绩效贡献，任何一岗位的表现不良，都会影响到总目标的实现，在工作指导书中标明绩效期望值，一是可帮助企业对实际达成数据在组织层面进行分析，找到阻碍该职位绩效未达标的根本原因所在，以制定出正确的改善措施。二是可在企业和员工之间达成一种心灵契约，帮助员工建立起岗位使命，协助员工确定他在该职位上努力的方向。

明确各职位的权限。主要是指对任职者在工作活动内容上的权限范围进行界定，包括决定的权限，对他人实施监督管理的权限等。

职责有效履行的流程规划。这是体现该文件功能（工作指导）的关键所在，也是难点所在。因为在所有岗位实施模式化、流程化、标准化的作业，久之员工的创新意识和创新能力都会逐渐消失，员工内在的激励需求就难以得以满足，会导致他们逐渐消失在该职位积极投入的激情，甚至会使离职率的增大。要想通过流程化的作业来提升执行力及绩效。

通过赋予工作指导书能有效实现知识管理的功能，可有效开启团队成员的智能，以达到提高企业的应变和创新能力的目的。实现这一功能的措施如下：一是要求各职位的一级主管，要将所辖职位在各流程中出现过的过失、质量事故或客户投诉，悉数填进“注意避免的过失”模块下面，要求将“过失”描述性的语言进行说明，同时说明“如何避免”，修改后的指导书要在人力资源部进行备案，要用修改后的资料对该职位的所有人员进行培训；二是对“合理化提案”在某个时间段内有明确的数量要求。一个过失的记录，就标志着一个错误得到了有效纠正，一个合理化提供得到许可并付诸执行，就标志着至少有一个动作得到了改善，企业和个人的都可从中受益。

在工作分析和职位说明书的建立过程中，我们可同时建立起各职位的任职能力模型，而这是实施绩效管理、培训发展、激励体系设计的基础，通过对任职能力模型的使用，可使企业建立竞争优势提供了保障。

将企业所有的制度用“三化”方式分解到各职位中，通过对员工日常工作的系统规划，可大大提升员工的自我管理能力和执行能力。

工作指导书在无行中提升了干部的“P-D-C-A”管理循环的推动能力。

在工作指导书灌以“超越精神”，通过工作指导书来实现“知识管理”，是企业实现保持活力、激发创新行为的有效方式。围职位说明书来系统规划培训课程，可使培训成效得到保障。