如何让Excel&PPT提高您的工作效率

如何让Excel&PPT提高您的工作效率

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课程对象：

所有需要使用Excel提高工作效率和数据分析的人员

课程收益：

（1） 掌握数据报表数据规范性快速报表的整理；

（2） 掌握数据信息报表的数据提取以及数据分析；

（3） 掌握动态信息变动的数据分析；

（4） 掌握大数据前提下的数据统计、分析和计算。

课程特色：

（5） 讲解与互动双管齐下，大量的案例练习，所有的知识点在课堂全部吸收。

（6） 所有案例内容均从真实工作中提炼，培训后学员可以立即学以致用

（7） 所有Excel功能均采用互相结合的方式学习，让案例更加深入工作

课程大纲：

（本内容为Excel必备）

Excel界面介绍：

Excel数据类型分析：

在Excel的单元格中可以输入多种类型的数据，如文本、数值、日期、时间等等。下面简单介绍这几种类型的数据。

1． 文本数据(text)：

每个单元格最多可容纳32 000个字符

2． 数值型数据(value):

精确到前15位，输入长数据注意精度

3．日期型数据和时间型数据。

Excel以1900-1-1作为日期起点，或者理解为数字1，以后日期依次累加，

4．逻辑型数据：

值为“True”或者”False”，表单中有逻辑字段比较少见，多用于公式

(一)专业工作表的建立与美化（1H）

1） 数据的录入

2） 格式化

3） 数据有效性（重点，必选）

4） 选择性粘贴

5） 数据分组

6） 自动填充

7） 编辑单元格

8） 插入

9） 行高列宽

10） 边框

11） 自定义格式

12） 条件格式（必选）

13） 文件操作

案例：销售统计图表的快速输入

(二)常用函数的使用（对四种数据类型的函数分析,时长1H）

1）地址引用的绝对与相对

2）统计函数：sum,count,max,min,max,average,countifs等

3）字符串函数：left,right,mid,find,text,len等

4）日期和时间函数：today,now,weekday,weeknum,datedif,networkdays等

5）逻辑函数：if,istext,and,or,iserr,iferror等

案例：员工资料信息的统计

(三)查找函数的使用（1H）

1）vlookup：数据查询从这里开始，必备技能

2）hlookup：水平查询

3）match：配合vlookup查询的定位函数

4）index：双方向查询的解决方案

5）offset：动态表函数和数组公式

6）row and column：行号和列号查询

7) indirect：跨表单查询的利器

案例：根据指定字段的数据查询和动态数据区域的设定

(四)数据的排序与筛选（1H）

1） 数据清单规范化要求

2） 数据的排序与筛选

3） 高级筛选

4） 自动筛选

5） 分类汇总

6） 应用颜色分析数据：条件格式

案例：销售数据的整理

(五)透视表与透视图：（数据分析的利器，分析必选，1H）

1） 数据分析方法深入分析：图表法，对比法，分组法

2） 数据透视表与透视图

3） 文本分组

4） 数值分组

5） 日期分组统计

6） 字段布局

7） 数据项的筛选与排序

8） Dashboard：仪表盘的建立

案例：销售业绩分析

(六)Excel与其他office文件的相互使用（1H）

1) Excel数据表导入PowerPoint

2) Excel与word表单的相互转换

3) Excel与文本文件的数据转换

案例：如何将系统导出数据整理为标准Excel表单

(七)综合练习

1) 数据有效性

2) 条件格式

3) 保护

4) 选择性粘贴

慧眼识数据-大数据时代分析为王

主题一：数据查询一点通

在Excel中，一切让人叹为观止的强大运算功能，都可以理解为对应数据源区域的引用和查询。综合使用查询工具可以让我们的工作大幅度简化。Vlookukp就是其中的翘楚，精确使用查询函数有重大意义！

本环节主要内容为:

【vlookup函数的的综合应用】

精确查询和模糊查询

反向查询

多条件查询

【indirect的动态查询】

配合vlookup的多条件区域查询

多表单查询

字段查询

【offset的动态表单区域】

图像查询

生成动态表单

多个查询

数组公式的意义和使用，矩阵和矢量的区别

主题二：数据处理无烦恼

了解了数据规范，可不要被这些条条框框约束了呀！拿到数据，个性化设置，让它更便捷使用才是最重要的！

本环节主要内容为:

【数据表处理，排序筛选极速应对】

要在数据表中迅速找到自己需要的内容，就得利用Excel的排序和筛选功能。我们将配合多个案例讲解单个字段和多个字段的排序技巧，自动筛选的应用和高级筛选中条件区域的设置与选择等。

【数据的导入导出】

Excel可以方便地与其他软件协同工作，进行文件数据的互通导入。例如，您可以直接将文本数据导入Excel工作表中；或者将Excel文件保存为其他格式，应用于Access、SQL Server等软件中。

【漂亮的格式,清晰的显示à让人又爱又恨的条件格式】

所谓条件格式是指当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色。

如果想为某些符合条件的单元格应用某种特殊格式，使用条件格式功能可以比较容易实现。如果再结合使用公式，条件格式就会变得更加有用。

设好的条件格式可以直接使用排序和筛选中的颜色功能。

【使用和建立模板，资源再利用便捷又高效】

模板可以说是Office软件的特色了。不必钦羡Word和PPT中那些漂亮华丽的模板，Excel也有许多质优实用的模板资源。并且这些模板还具有特定的计算功能，能帮助您在创建数据表时节省大量的时间和精力。在这一节我们将教大家如何使用“电子表格解决方案模板”，以及如何创建、保存和修改模板。

【分类汇总和合并计算，轻松整理庞大数据】

通过应用分类汇总，您就能轻松得到各类数据的汇总统计信息。当然，分类汇总也有其专门的操作步骤及要求，课堂中讲师会向您娓娓道来。此外，在汇总中灵活应用多种函数，应用多字段进行分类汇总，应用组和分级显示汇总数据和摘要数据，以及建立和应用列表等话题也将在这里得到深入的探讨。有了此前“数据排序”的基础，学习“分类汇总“很容易。

主题三：图表制作好简单

如何将大量数据结果展示给我的同事、下属、领导，客户？如何让纷繁复杂的数据化为精致清晰的图表？面对繁杂的数据，您如何找出其中的规律？

在浩瀚的数据海洋中，您又为何会难以理清头绪？

文不如表，表不如图，图表能帮助您从数据中有效地揭示商业秘密。用图表说话，以图表服人。

本环节呈现一系列商务图表制作的专业技巧。根据各种既定目标和呈现角度选择不同的图表类型，用图表突出显示重点数据、边缘数据和一些非常态数据；分析各类数据之间的关系，从而准确反映其对应的商业趋势；通过编辑与美化图表对象达到最佳的数据演示效果等。

本环节主要内容为:

【图表制作的7大法则】

有效的绘图

运用精确的数字

分析和整合数据

丰富数据

简单化图表：字体和易读性设置

加强视觉冲击：数据连续统一

永恒的配色方案：色彩分析，配色方案

【图表制作的规范】

折线图

柱形图

条形图

饼图

表格

使用可视化的图标和符号

【图表制作的分析和常见错误】

数值计算的常见方法

百分比表达中的优点和问题分析

对于金融数据的分析方法

可视化图表中的问题分析：包括字体、数据、刻度、颜色对比等多项。

【动态图表分析和应用】

配合窗体控件生成动态展示图表

配合高级查询工具生成动态图表

主题四：借我一双慧眼吧

希腊有一个著名的谷堆悖论。“如果１粒谷子落地不能形成谷堆，２粒谷子落地不能形成谷堆，３粒谷子落地也不能形成谷堆，依此类推，无论多少粒谷子落地都不能形成谷堆。但是，事实并非如此。”

这个悖论说的，就是告诉我们量变产生质变，需要一个明显的分割线。如果说，量是一个量化的数据，质是一个结论的话。那么，数据分析做的，就是要分析量，从而引向“定性”、”定质"。

借我一双慧眼吧，让我把这Exel中遇到的纷繁复杂的数据看个清清楚楚，明明白白，真真切切。

【分类汇总和合并计算，轻松整理庞大数据】

通过应用分类汇总，您就能轻松得到各类数据的汇总统计信息。当然，分类汇总也有其专门的操作步骤及要求，课堂中讲师会向您娓娓道来。此外，在汇总中灵活应用多种函数，应用多字段进行分类汇总，应用组和分级显示汇总数据和摘要数据，以及建立和应用列表等话题也将在这里得到深入的探讨。有了此前“数据排序”的基础，学习“分类汇总“很容易。

【数据透视表，让大量数据结果无所遁形】

数据透视表也是一类汇总报表，同时也是Excel中最重要的数据管理和分析工具。它可以通过转换行和列查看源数据的不同汇总结果，从而方便地比较数据变化的趋势。

本环节将以“数据透视表的作用、原理和创建方式”作为这一节的引子，让您充分吃透数据透视表的各类基本概念，能“知其然”亦可“知其所以然”；

继而，再由浅至深，以案例为基础，介绍“数据透视表常用函数及其应用”，“数据透视表数据的特殊表示方法”，“数据透视表的计算字段”以及“数据透视表的格式化与创建数据透视图”等。相信分析过这一环节，再加以适当的演练，您想不成为这方面的“专家”也难！

并使用透视表生成唯一为您定制的“仪表盘”

PowerPoint： 让您的PPT更有说服力，从技术到艺术

（第二天）

课程目标：

了解人性的规律，理解影响和改变听众的心理学原理 。学会换位思考，能够从听众需求的角度准备演示内容、素材并设计演示流程

学会搜集案例、图片等素材的方法掌握制作打动人心的PPT的技巧 学会创造良好氛围的心理学技巧，掌握有效开场的策略 学会引发听众倾听欲望的心理学技巧，掌握演示说服力的技巧 学会应对演说时的紧张及其他情绪，掌握演说中的非语言技巧 ，后立即能让你的演示更有说服力、幽默感、流行与时尚。

实战优先：

以学员在企业办公应用中遇到的各类问题为案例，透析其中的解决思路和方法，完胜高校的办公课程。无论是刚毕业的大学生还是叱咤风云的职场高手都可通过学习本课程，增强自身的职场竞争力，因为企业更愿意留住那些可以提供效率与创造业绩的企业精英。

以PPT的功能以及意义为切入点,通过对PPT设计过程中的版式设计、形式美学需要遵循的原则、设计中的情感表达、以及PPT设计过程中的图像与文字有效融合等内在的关联的分析,探索出以最大程度运用PPT和艺术设计并存的运用方法。进而为PPT设计过程中注入了新的内涵及思路

本环节将探讨如下内容：

主题一：思维缜密 结构清晰 效率达人

还在逐张修改幻灯片的格式？

还在彻夜不眠选择字体？

彻底革命吧，选择幻灯片的主题，解放生产力！

本课程的内容之一就是要培养学员对结构和逻辑设计应持有的正确价值观，并将这些价值观简化成清晰的步骤，让它们渐渐地化成学员们的思维习惯。

【演示稿设计原则】

简单一点不好吗(kiss原则)

标题设计与内容提炼

如何突出重点

了解目标对象，建立换位思考，建立情感沟通

【主题和模板设计】

主题设计的原则

通过主题设计凸显思想

版式，模板和大纲

字体，段落和其他方案

变体设计和解决方案

多主题的套用

主题二：让图表说话-视觉化思想

如何将大量数据结果展示给我的同事、下属、领导，客户？如何让纷繁复杂的数据化为精致清晰的图表？面对繁杂的数据，您如何找出其中的规律？

在浩瀚的数据海洋中，您又为何会难以理清头绪？

文不如表，表不如图，图表能帮助您从数据中有效地揭示商业秘密。用图表说话，以图表服人。

还在为自己所选择的颜色感到羞愧？

还在为图片的选择烦恼？。。。。。

本环节呈现一系列商务图表制作的专业技巧。根据各种既定目标和呈现角度选择不同的图表类型，用图表突出显示重点数据、边缘数据和一些非常态数据；分析各类数据之间的关系，从而准确反映其对应的商业趋势；通过编辑与美化图表对象达到最佳的数据演示效果等。

【配色方案及色彩设计】

配色，简单来说就是将颜色摆在适当的位置，做一个最好的安排，达到一种和谐的融为一起的一个大效果。大多数人对色彩画面的敏感度往往敏感于文字，同时色彩是通过人的印象或者联想来产生心理上的影响，而配色的作用就是通过改变空间的舒适程度和环境气氛来满足人们的各方面的要求。配色主要有两种方式，一是通过色彩的色相、明度、纯度的对比来控制视觉刺激，达到配色的效果；另一种是通过心理层面感观传达，间接性地改变颜色，从而达到配色的效果。

三原色原理

不色和间色原理

常用配色方案介绍

【视觉化思想】

图表的类型及其适用范围，选择图表类型的基本原则

分析数据的出发点：在图表上正确分类显示数据

如何快速转换图表数据分析的视角，更加明确地表达出信息？

使用专业的图表去表达思想

【PPT中的SmartArt图表】

PowerPoint中新增了SmartArt图表后，微软在不断地完善，效果非常之好。

搭配以完善的逻辑结构分析，可以高效地制作让人叹为观止的图表文字特效

使用PPT中让人惊叹的SMART ART组织文字并将之图形化

【让人为之倾倒的动态演示】

结合图形实例并配以适当的动态演示效果

幻灯片的过渡实例展示

巧用动画，堆积木式的演示

宋老师

资深实战型企业服务讲师、项目管理，数据分析演示技巧和图形设计专家。曾任Adobe公司南方区考试中心经理，现为上海市多媒体考核办公室专家组成员，上海就业促进会专家组成员。

“慧眼”系列课程，深受企业精英人士喜爱，为企业培养商务精英多达5000人次。在在信息科技、汽车制造、电力电气、机械制造和医疗生物行业尤其受到欢迎。

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