高级秘书、助理与行政人员技能提高训练

高级秘书、助理与行政人员技能提高训练

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课程背景

您是否遇到这样情况：

1.在行政工作中没有受到过系统训练，无法从战略性全方位角度认知行政管理工作

2.不知如何把握上级的意图，完成任务

3.感觉工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏

4.行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”要提防

5.想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省

6.对行政工作的各项标准不清楚

7.在公司的职位地位不理想，与各部门沟通不顺畅

8.要干的事情太多，社会资源也有很多，但不知如何利用社会资源

9.对于如何管理公司的系统性整体行政事务心中没底

10.想系统学习，提高行政管理技能，但没有合适的传授经验课程，空有理论知识

随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。 经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作； 同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。

为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。

课程收益

★定位个人的工作目标和方向，明确工作职责

★提高基行政工作能力，逐步成长为合格的企业管理层

★掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能

★学习财务管理的思想和工具，并运用到管理工作中

★运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法

★学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率

★提供实用管理工具（表单），并通过课堂讲解、案例分析、实操演练教会使用，课后可直接运用到企业管理实践中

培训受众:

董事会秘书、总裁办负责人、总经理秘书/助理、总监/部门负责人秘书及助理、行政部从业人员，以及所有需要提升行政办公技能的企业其他部门职员

课程大纲:

第一部分：怎样看待我们的工作

课前调查：现阶段你的职业满意度如何？你是否发自内心热爱自己的工作呢？

1.秘书/助理的职业定位：

● 目前秘书/助理职位所面临的挑战和机遇

● 如何正确看待自己的角色，找准在企业中的位置

● 怎样看待现在的职业，如何找到自己的职业定位呢？

2.明确和清晰的职责是开展工作的基础

● R&R五步法理清职责

● 工作模块化

● 工作数量化

● 如何系统的与上级沟通自己的职责

3.秘书/行政类工作究竟有哪些模块？专业的从业人员应具备哪些能力？

4.秘书助理的职业未来在哪里，如何规划自己的职业生涯？

● 秘书助理的分级

● 现在的你处在哪一级？

● 如何做职业生涯规划？

5.专题：董事会秘书日常工作

● 董事会秘书聘任、解聘及任职资格

● 董事会秘书的角色定位和职责分析

● 董事会秘书的角色定位

● 董事会秘书的职责分析

● 董事会秘书应发挥的作用

● 董事会秘书与普通秘书的区别

● 召开监事会和股东大会及董事会的程序

● 董事会公司事务处理标准

● 董事会秘书的职业素养

● 信息披露的要求、电子化信息披露工作

● 法律法规

第二部分：如何有效沟通从而提高工作绩效

1.良好沟通的前提和原则是什么？

2.如何在沟通过程中学会换位思考和倾听

● 积极的思考方式和态度

● 同理心的倾听

3.如何在沟通中管理情绪

4.如何与上级进行沟通？

● 察言观色

● 如何在上级面前表达意见

● 如何让上级放心

● 面对不同类型的上级如何做好沟通

5.如何做好跨部门沟通？

● 跨部门沟通障碍是谁的问题？

● 创建良好的沟通氛围

● 跨部门沟通的原则

● 搭建跨部门沟通的桥梁

6.与不同人际风格的人沟通的技巧和注意事项

7.沟通中的非语言信息的把握

8.其他沟通技巧

● 赞美的技巧

● 批评的技巧

● 拒绝的技巧——如何说“不”

第三部分：高效的会议管理

1.练习：你所在的组织在会议中有哪些可以改善之处

2.会议成本分析

3.会议管理的两个“三三三”法则

4.会议时间安排的技巧

5.会前准备——会议议题的收集和安排

6.会中协助——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对

7.会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

练习与分享：利用会议管理练习中学习行政工作中遇到问题的处理方法和思维模式

第四部分：行政人员的财务管理技能

1.财务技能的重要性

2.行政费用的分类

3.如何做好行政费用的预算

4.如何对行政费用进行财务分析

5.如何看懂财务报表

6.用财务管理思想思考问题及做好沟通

第五部分：如何管理我们的时间，让8小时更有效

1.时间管理的五个原则

2.时间管理的三个工具

3.练习1：整理自己过去一天的工作时间，找出时间碎片，如何改善？

4.练习2：整理一个秘书的工作日程

5.必须学习和掌握的重要工作方法——预防性管理

6.练习3：你立即需要动手做的哪些预防性管理类工作

7.哪些现代化的办公软件你要熟练使用来帮助提高工作效率

8.办公室5S运动及文档管理技巧

9.学会利用表单管理自己的工作

第六部分：项目性工作的组织管理与行政类工作手册编写

1.公司年会活动的案例分享

2.项目型大型活动组织的12字技巧

3.工作手册编写的重要意义——工作成果的载体及自我销售的工具

4.行政类工作手册的编写

● 行政制度应包含的模块

● 如何编写工作制度

● 如何编写工作流程

● 如何编写手册

5.工作手册案例分享

林老师

职业培训师，拥有十年职业培训实务经验，曾任跨国集团中国区的中方培训经理、国内某电子5强企业和世界500强之一的汽车制造企业的人力资源高级经理，曾先后为顺德美涂士、熊猫电子、中国电信、中国网通、中国联通、苏州绕城高速公路有限公司、宗申产业集团、广东巨轮模具股份有限公司等几十家企业做过咨询和内训。

所授课程：以绩效为导向的考核制度、TTT讲师培训、人力资源管理策略、高级秘书/助理和行政人员技能发展、商务文书写作、非人力资源主管和人力资源培训、高绩效主管训练、员工教育培训与发展计划、员工招募、面谈与甄选技巧、薪酬福利与奖金管理等。

参加过林老师授课的学员来自于：广东雅倩化妆品、中信度假村酒店、顺德顺威电器、中国网通、中国联通、铁道第三勘察设计院、贵州天能电力高科技有限公司、诺基亚、东风日产乘用车公司、康大集团、可口可乐、霍尼维尔、丽珠集团、诺和诺德（中国）制药有限公司、格雷汉姆真空热传导技术（苏州）有限公司、上海中远川崎重工钢结构有限公司、上海格林福德有限公司、洛杉矶会议及旅游局驻华办事处、康乐保（中国）、海航集团、东芝（中国）、NORDEX（北京）风力发电工程技术有限公司、基美电子（苏州）有限公司、TCL、厦新电子、航新电子、伊莱克斯(中国)电器有限公司、万和电器、海尔电器、美的集团、格兰仕集团、鸿智电器、广东威创视讯科技股份有限公司、平安保险、人寿保险、建设银行、广发银行等。

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